Terminfindung + Kommunikationsprobleme

06.01.09 – 12:00

Das Problem für eine effiziente (sprich: erfolgreiche) Terminfindung ist eigentlich einfach. Alle Beteiligten lassen für den anvisierten Zeitraum die (terminliche) Hose runter und sagen:

“Ja, da kann ich” oder
“Nein, da kann ich nicht”

Die Differenzierung “Ja, da kann ich aber nur ungerne, weil ich da dafür einen anderen Termin habe, den ich aber auch absagen kann, weil er ein niedrigere Priorität als unser Termin hier hat” würde ich auch noch zulassen, aber im Endeffekt ist das ja auch nur ein “Ja, da kann ich”. Das Problem bei genau solchen Terminfindungen (vornehmlich per E-Mail) ist dann aber, dass bis zum Zeitpunkt, zu dem der Termin fest stehen muss, die Beteiligten gar nicht (ganz schlimm) oder aber nur teilweise geantwortet haben. So wird dann zum Beispiel zur Hälfte der Termin einfach keine Stellung genommen.

Ist das dann Unwissenheit über das Terminfindungsproblem oder einfach nur nachlässiges Arbeiten? Von wegen, E-Mails lesen und richtig verstehen, bevor man sie beantwortet. Überhaupt ist mir das schon oft aufgefallen. Gescheiterte Kommunikationen, bei denen mehrere Fragen gestellt, aber nur ein paar und diese dann auch nicht komplett beantwortet werden. Ich bin mittlerweile dazu übergegangen, nicht beantwortete Fragen einfach nochmal zu stellen.

Höhepunkt dieser Methode waren für mich E-Mails in diesem leidigen Zusammenhang, bei denen ich nach drei gescheiterten Kommunikationsversuchen es mit folgendem versucht habe:

Please be so kind and answer the questions in this way “Answer to question 1:” “Answer to question 2:” just to avoid misunderstandings.

Ich gebe zu, das dies schon fast arrogant und bevormundend ist, aber wenigstens bekam ich auf diesem Weg die Antworten, die ich wollte (wenn auch nicht im geforderten Stil). Generell versuche ich aber in meiner gesamten Kommunikation so einfach, klar und direkt wie möglich zu sein, um jegliche Missverständisse zu vermeiden. Dafür gebe ich mir auch eine Menge Mühe. Genau das vermisse ich aber leider bei vielen anderen Menschen.

Nun noch kurz zur Terminfindung zurück. Für mich hat sich Doodle da als ganz gutes Tool erwiesen. Einfach zu bedienen, keine Anmeldung nötig und “as schick as can be”. Dummerweise habe ich das Gefühl, dass die Akzeptanz des Ganzen nicht so hoch ist, da das Runterbrechen auf die oben genannte “Ja/Nein-pro-Termin”-Auskunft den Leuten nicht den rhetorischen Spielraum einer Mail bietet. Es will eben niemand die Hosen runterlassen.